Ex und Hopp – keine Lösung bei der IT-Entsorgung

Unternehmen tauschen ihre IT-Hardware im Schnitt alle drei bis fünf Jahre aus, um auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben. Altgeräte werden „stillgelegt“. Das heißt: Server, Speichersysteme, Drucker, PCs, Notebooks etc. werden an Entsorger übergeben. Hier liegt manches im Argen – Ex-und-Hopp ist auf keinen Fall die Lösung.

„Ein wichtiger Aspekt während des Stilllegungsprozess wird jedoch häufig zu gering priorisiert“, warnt Michael Bleicher, Geschäftsführer der bb-net media GmbH, einem Schweinfurter Spezialisten für IT-Remarketing. „Die auf den Geräten enthaltenen Daten müssen nach DSGVO-Vorschriften gelöscht oder vernichtet werden. Verschiedene Studien zeigen, dass Unternehmen nicht nur bei der physischen Entsorgung von Geräten, sondern auch und vor allem bei der Entsorgung von Daten grob fahrlässig handeln.“

Das Problem ist die IT-Hardware
Bleicher weist auf das Problem mit IT-Hardware hin: „Sie vergisst nie – außer, die auf den Geräten enthaltenen Daten werden nach zertifizierten Standards gelöscht oder die Datenträger vernichtet. Ganz gleich was mit der Hardware passiert, der Schutz sämtlicher Daten (Firmen-, Mitarbeiter- oder Kundendaten) muss zu jederzeit gewährleistet sein.

„Ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten sowie deren unwiederbringliche Vernichtung, auf nicht mehr benötigten oder ausgemusterten Datenträgern, ist laut Bleicher „die Achillesferse eines Unternehmens“ . Denn komme es zu Datenverlusten oder Missbräuchen, egal ob durch fehlende Datenlöschung, Virenangriffe, Verschulden durch Mitarbeiter oder technische Probleme - werden immense Kosten, teilweise strafrechtliche Konsequenzen und ein massiver Vertrauensverlust verursacht. Im Gesetz unter Art. 83 Abs. 5 DSGVO ist der Bußgeldrahmen aufgeführt. Dieser kann bis zu 20 Mio. Euro oder 4 Prozent des gesamten Umsatzes betragen. „Um den gravierenden Konsequenzen zu entgehen, müssen Unternehmen sich gewissenhafter von Daten trennen“,

Die schlechteste Lösung: Vorschlaghammer und Presse
Eine Studie der Blancco Technologie GmbH aus dem Jahr 2019 zeigt, das rund ein Drittel, also 36 Prozent der Unternehmen, auf unzureichende und nicht nachhaltige Verfahren im Bereich Datenlöschung und Hardware-Entsorgung setzen. „Dieses Verhalten verursacht erhebliche Umweltschäden“, so Bleicher. „Zu den schlechtesten ökologischen Verfahren […] zählt insbesondere die physische Vernichtung. Hierbei wird die Hardware so zerkleinert, dass ein Datenzugriff unmöglich ist.“

Befasst man sich näher mit der Ausmusterung von IT-Geräten, wird schnell klar, wie gefährlich und schädlich die verbauten Stoffe bei unsachgemäßer Entsorgung für Mensch und Natur sind. „Eine Zerstörung von funktionierenden Datenträgern, nur um Daten unbrauchbar zu machen, bringt also einen immensen Schaden für unsere Umwelt und Gesellschaft mit sich“, so der Remarketier Michael Bleicher.

Plan B: IT-Friedhöfe als Allroundlösung?
Ein Problem bei der Ausmusterung von IT-Hardware stellen laut Bleicher auch die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von Daten dar, denn sie „machen es Unternehmen schwer, eine nachhaltige Strategie in Bezug auf deren EDV zu entwickeln. Die Beweggründe, sich für die Einlagerung der Hardware samt aller Daten zu entscheiden, sind zunächst nachvollziehbar, jedoch nicht sozial, ökologisch oder gar ökonomisch.“ Denn ausgemusterte, aber vollfunktionsfähige Hardware im Keller oder in Lagerhallen einzuschließen, ist klar eine Verschwendung von Ressourcen und birgt ein hohes Sicherheitsrisiko. Und das Prinzip „Aus dem Auge, aus dem Sinn“ gilt nicht für die auf den Geräten enthaltenen Daten. Kommen eingelagerte Geräte durch Diebstahl abhanden, kann es das ein grobfahrlässiger Datenschutzverstoß sein.

Wie trennt man sich „richtig“ von den Daten?
Unternehmen haben zwar keinen Einfluss auf die Herstellung von IT-Produkten, die teilweise ökologisch fragwürdig ist, können jedoch beim „End-of-Life“ verantwortungsvoll mit den Daten umgehen und gleichzeitig noch einen Gewinn erzielen. „Datenlöschung ist nicht gleich Datenlöschung - auch hier gibt es gravierende Unterschiede“, weiß Michael Bleicher. „Dieser Prozess sollte von Profis übernommen werden. Eine Datenvernichtung, also die physische Vernichtung von Datenträgern, sollte nur dann erfolgen, wenn eine Datenlöschung, aufgrund eines Defektes, nicht mehr möglich ist.“

Delegieren kann man diese Verantwortung an einen Spezialisten für IT-Remarketing, also einen Experten für den Ankauf gebrauchter Hardware, Datenlöschung nach zertifizierten Standards, die Aufbereitung von Geräten sowie deren Rückführung in den Markt. „Viele IT-Remarketer, auch IT-Refurbisher genannt, kaufen gebrauchte Hardware von Firmen, führen eine Datenlöschung durch und bereiten die überlassenen Geräte vollständig auf, um sie dem Markt zurückführen und weiterverwenden zu können“, verspricht auch Bleicher eine saubere Abwicklung, einen positiven Beitrag für die Umwelt, die Einsparung der teuren Entsorgung und zudem noch Zusatzerträge.

Quelle: https://www.it-zoom.de/dv-dialog/e/ex-und-hopp-keine-loesung-bei-der-it-entsorgung-27769/